From 47a7f086a21bf7efd2eb4e3814b1be3f1dc26911 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Felipe=20Garc=C3=ADa=20Gonz=C3=A1lez?= Date: Wed, 26 Aug 2026 17:15:46 -0400 Subject: [PATCH 1/6] docs: add a Zapier section with EN, ES and PT guides Data Export listed Zapier only as an outbound link to the Zapier app directory, so everything about how it actually works lived outside the docs. This adds it as a real section, mirroring the Power Automate one, and moves the detail into a step-by-step guide in three languages. Every trigger, action and field description was checked against the published Zap definitions and the Rails endpoints they call, so the tables name the labels users see in Zapier rather than internal keys. Co-Authored-By: Claude Opus 5 --- source/index.html.md | 20 ++- source/zapier/connector_guide_en.html.md | 200 +++++++++++++++++++++ source/zapier/connector_guide_es.html.md | 208 ++++++++++++++++++++++ source/zapier/connector_guide_pt.html.md | 212 +++++++++++++++++++++++ 4 files changed, 639 insertions(+), 1 deletion(-) create mode 100644 source/zapier/connector_guide_en.html.md create mode 100644 source/zapier/connector_guide_es.html.md create mode 100644 source/zapier/connector_guide_pt.html.md diff --git a/source/index.html.md b/source/index.html.md index ce4679528e7..67645e3793e 100644 --- a/source/index.html.md +++ b/source/index.html.md @@ -54,7 +54,7 @@ Method | Direction | Fits when [Webhooks](#webhooks) | DataScope pushes, your endpoint reacts | Something has to happen the moment a form arrives The REST endpoints | You pull, on your own schedule | You are building a custom integration, or you need a specific slice on demand [Airbyte Cloud connectors](#airbyte-cloud-connectors) | You pull, Airbyte runs it | The destination is a data warehouse and you want the paging, the incremental state and the deduplication handled for you -[Zapier](https://zapier.com/apps/datascope-forms/integrations) | DataScope pushes, Zapier reacts | You want the same webhook push as a no-code connector, without building your own receiving endpoint +[Zapier](#zapier) | DataScope pushes, Zapier reacts | You want the same webhook push as a no-code connector, without building your own receiving endpoint [Microsoft Power Automate](#microsoft-power-automate-beta) | DataScope pushes, Power Automate reacts | Same idea, wired into a Power Automate flow with the event data exposed as dynamic content A **webhook** fits when something has to happen the moment a form arrives: notify a system, start a workflow, post to a channel. DataScope pushes, your endpoint reacts. It covers new submissions, and edits too when you enable **Send modifications** on the webhook. @@ -71,6 +71,20 @@ If the destination is a data warehouse, you do not have to write the receiver, t Using both is normal. A webhook for the immediate reaction, a connector for the warehouse copy. +## Zapier + +DataScope publishes an app for Zapier, so you can trigger Zaps from form answers, generated PDFs, task assignments, tickets and signature events, and act back on DataScope with actions like assigning a task or creating a ticket. + +There is nothing to import. The app is published in Zapier's app directory, and the only thing you need to connect it is your API Key. + +Open the DataScope app in Zapier + +Follow the step-by-step guide to create the connection and your first Zap. Spanish and Portuguese versions are linked from the top of that guide. + + + ## Microsoft Power Automate [Beta] DataScope publishes a custom connector for Microsoft Power Automate, so you can trigger flows from form answers, generated PDFs, task assignments, tickets and signature events, delivered as dynamic content instead of raw webhook JSON. @@ -2549,6 +2563,10 @@ Remember — use your own Authorization header # Changelog +**26-Aug-2026** + +- Added the [Zapier](#zapier) section under Data Export, with a step-by-step guide in English, Spanish and Portuguese covering the connection, every trigger and action, the Locations and Places choice, and the one-Zap-per-form constraint + **20-Aug-2026** - Added the [Microsoft Power Automate](#microsoft-power-automate-beta) section under Data Export, with a downloadable connector definition and a step-by-step guide in English, Spanish and Portuguese diff --git a/source/zapier/connector_guide_en.html.md b/source/zapier/connector_guide_en.html.md new file mode 100644 index 00000000000..b15e30c8519 --- /dev/null +++ b/source/zapier/connector_guide_en.html.md @@ -0,0 +1,200 @@ +--- +title: Connect DataScope with Zapier +--- + +# Connect DataScope with Zapier + +> ¿Prefieres leer esto en español o portugués? [Ve a la guía en español](connector_guide_es.html) | [Versão em português](connector_guide_pt.html). + +This guide explains how to connect DataScope with Zapier to automate your +field operation: trigger Zaps when a form is completed, when a document is +generated, when a task is assigned or when a ticket is registered, and act +back on DataScope from the other apps you already use. + + + +## Before you start + +You need: + +- A Zapier account with permission to create Zaps in the workspace you are + working in. +- Your DataScope API Key. You get it from app.mydatascope.com/integrations, + in the Integrations section of your account, under the API Key tab. +- At least one published form in DataScope. Most triggers and actions ask you + to pick a form, and the dropdown reads the forms in your account. + +## Step 1: create the Zap + +1. Go to the DataScope app in Zapier and sign in. +2. Select **Create Zap**, or start from one of the ready-made templates listed + on that page. The Integrations section of DataScope lists the same + templates, grouped by use case. +3. In the trigger step, search for **DataScope Forms** and select it. +4. Choose the event you want to react to, from the list under + [What you can automate](#what-you-can-automate). + +## Step 2: create the connection + +The first time you use DataScope in a Zap, Zapier asks you for a connection +and shows a single field, **Token Key**. Paste your DataScope API Key there. + +Zapier validates the key right away, so an incomplete or wrong key fails at +this step rather than silently later on. + +The connection belongs to your Zapier account and you can reuse it in every +Zap you build. Each person who builds Zaps needs their own connection, with +the API Key of their own account. + +## Step 3: choose the form + +Most triggers show a **Form** dropdown that reads the forms in your account. +Where the field is optional, pick a form anyway. + + + +## Step 4: test and turn the Zap on + +Zapier's **Test trigger** pulls the most recent matching events from your +account, so it needs at least one to show sample data. If your account has +none yet, submit a form answer, generate a document, or assign a task, +depending on the trigger you picked, and test again. + +Once the sample data looks right, add the steps that follow and publish the +Zap. The subscription on DataScope's side is created when you turn the Zap +on, not while you are editing it. + +## What you can automate + +The DataScope app provides the following triggers. The names are the ones you +see in Zapier's trigger list: + +| Trigger | Fires when | Form field | +|---|---|---| +| Forms: New Form Entry | A form answer is submitted | Required | +| Forms: New PDF | A PDF is generated by email backup or auto-notify | Optional, pick one | +| Forms: Status Changed | A form answer changes status | Optional, pick one | +| Tasks: New Assigned Task | A task is assigned | Required | +| Signatures: New Completed Signature | Every signer has signed the document | Optional, pick one | +| Signatures: New Rejected Signature | A signer rejects the signature request | Optional, pick one | +| Signatures: Updated Signature | The signatures on a document change while some are still pending | Optional, pick one | +| Tickets: New Ticket (FKA Issue) | A ticket is created | Not applicable, account level | +| Tickets: Changed Status (FKA Issue) | A ticket changes status | Not applicable, account level | + +Each trigger delivers the event data as individual fields, ready to map into +the following steps of the Zap without having to parse the JSON yourself. For +form answers, every question arrives as its own field, with its name, its type +and its value. + +The app also provides the following actions, so a Zap can act back on +DataScope instead of only reacting to it: + +| Action | What it does | +|---|---| +| Tasks: Assign Task V2 | Assigns a task on a form to a user, optionally scheduling it and linking it to a location or a place | +| Tasks: Assign Task V1 [Legacy] | The earlier version of the same action, kept so existing Zaps keep working | +| Forms: Send Data / New Answer [Beta] | Generates a new form answer and its PDF from an existing form used as a template | +| Change Form Status | Changes the status of a form answer, found by form name and form code | +| Modify Form Answer | Creates or updates a single answer inside an existing form response | +| Tickets: Create Ticket (FKA Issue) | Creates a ticket, optionally taking its defaults from a Ticket Type | + +### Assign Task: V1 or V2 + +Use **V2** for anything new. It does everything V1 does, plus: + +- It accepts plus signs in the user's email address, so + `user+site@example.com` resolves to the right user. +- It can target the new **Places** module, not only the legacy Locations one. +- It can find an existing location or place by its internal ID, which is what + you want when several places share a name. + +**V1** stays available so Zaps built on it keep running. There is no automatic +migration: if you want a V1 Zap on V2, replace the action step and map the +fields again. + +### Locations or Places + +**Tasks: Assign Task V2** and **Tickets: Create Ticket** both have a +**Location Type** field with two options, and the behavior differs in a way +worth knowing before you build the Zap: + +| Location Type | Behavior when nothing matches | +|---|---| +| Locations (old module, legacy) | The location is created in DataScope from the name and the other location fields you sent | +| Places (new module) | Nothing is created. The task is not assigned and the Zap fails with `nestable location not found` | + +Locations is the default, so existing Zaps keep working with no changes. If +you choose Places, create the place in DataScope first, or through the places +API, before the Zap runs. + +On **Assign Task V2** the location is matched in this order: Location / Place +ID, then Location Code, then Location Name, then Location Address. The first +one that matches wins. + +The remaining location fields, Location Phone, Location Email, Company Name, +Company Legal ID, Latitude and Longitude, apply only to the legacy Locations +module, where they are saved on the location that is matched or created. They +are ignored with Places, because places are never modified from this action. + +### Send Data / New Answer is in Beta + +**Forms: Send Data / New Answer** generates a form answer and its PDF from an +existing form, which makes it useful for bringing data captured elsewhere into +DataScope. Two limits to plan around: + +- **It does not trigger the rest of the automation chain.** Google Sheets sync, + automatic signature and other webhooks, including Zap triggers, do not run + for an answer created this way. A Zap that reacts to `Forms: New Form Entry` + will not see it. +- **Not every question type is fully supported**, so some fields may not land + as you expect. Test with the form you actually plan to use. + +## Important considerations + +- **One active Zap per form and per trigger.** A form-scoped trigger supports + a single active subscription per form. Turning on a second Zap with the same + trigger on the same form is rejected with an error naming the trigger type + and asking you to remove the previous one. Different triggers on the same + form are fine, and so is the same trigger on different forms. +- **If you need several things to happen on one event, add steps to one Zap** + rather than creating a second Zap on the same trigger and form. +- **Ticket triggers work at the account level.** `Tickets: New Ticket` and + `Tickets: Changed Status` cover every ticket in the account and support one + active Zap per account each. They have no Form field. +- **Available fields vary by configuration.** Some data, such as signer + identity fields or extended task fields, appears only when those features + are enabled on your account. +- **A trigger's sample data is not the full field list.** Zapier builds the + field list from recent events, so a question that nobody has answered yet, + or an optional field that was empty, may not appear until it does. Send one + representative answer before mapping the steps that follow. +- **The `Forms: New Form Entry` trigger is visible on DataScope's side.** It + registers itself in the Webhooks list of + app.mydatascope.com/integrations. + The other triggers do not appear in that list. + +## If something doesn't work + +- **The connection fails to create:** check that the API Key is complete, with + no leading or trailing spaces. +- **Turning the Zap on fails saying the hook already exists:** another Zap in + your account, possibly built by someone else, already uses that trigger on + that form. Turn the older Zap off, then turn this one on. If the error + persists, contact support and we will clear the leftover subscription. +- **Test trigger returns no data:** the trigger reads recent events, so an + account with none yet has nothing to show. Produce one and test again. +- **The Zap never fires:** confirm that a form is selected in the trigger, + that the Zap is on, and check the Zap history in Zapier. An event that + arrived while the Zap was off is not replayed. +- **A Zap you turned off keeps receiving data:** if the trigger is + `Forms: New Form Entry`, open the Webhooks list at + app.mydatascope.com/integrations + and delete the entry there. +- **Expected fields don't appear:** some fields depend on your account's + configuration. Reach out to support and we will look into it with you. + +For any question, contact support and we will help you with the setup. diff --git a/source/zapier/connector_guide_es.html.md b/source/zapier/connector_guide_es.html.md new file mode 100644 index 00000000000..9e2855b1779 --- /dev/null +++ b/source/zapier/connector_guide_es.html.md @@ -0,0 +1,208 @@ +--- +title: Conectar DataScope con Zapier +--- + +# Conectar DataScope con Zapier + +> Reading this in English or Portuguese? [Switch to the English guide](connector_guide_en.html) | [Versão em português](connector_guide_pt.html). + +Esta guía explica cómo conectar DataScope con Zapier para automatizar tu +operación en terreno: disparar Zaps cuando se completa un formulario, cuando +se genera un documento, cuando se asigna una tarea o cuando se registra un +ticket, y actuar sobre DataScope desde las otras aplicaciones que ya usas. + + + +## Antes de empezar + +Necesitas: + +- Una cuenta de Zapier con permisos para crear Zaps en el espacio de trabajo + donde vas a trabajar. +- Tu API Key de DataScope. La obtienes desde app.mydatascope.com/integrations, + en la sección Integraciones de tu cuenta, en la pestaña API Key. +- Al menos un formulario publicado en DataScope. La mayoría de los disparadores + y de las actions te piden elegir un formulario, y la lista se llena con los + formularios de tu cuenta. + +## Paso 1: crear el Zap + +1. Entra a la app de DataScope en Zapier e inicia sesión. +2. Selecciona **Create Zap**, o parte de una de las plantillas listadas en esa + página. La sección Integraciones de DataScope lista las mismas plantillas, + agrupadas por caso de uso. +3. En el paso del disparador, busca **DataScope Forms** y selecciónalo. +4. Elige el evento al que quieres reaccionar, de la lista en + [Qué puedes automatizar](#que-puedes-automatizar). + +## Paso 2: crear la conexión + +La primera vez que uses DataScope en un Zap, Zapier te pedirá una conexión y +te mostrará un solo campo, **Token Key**. Pega ahí tu API Key de DataScope. + +Zapier valida la clave de inmediato, así que una API Key incompleta o +incorrecta falla en este paso y no en silencio más adelante. + +La conexión pertenece a tu cuenta de Zapier y puedes reutilizarla en todos los +Zaps que armes. Cada persona que arme Zaps necesita su propia conexión, con la +API Key de su cuenta. + +## Paso 3: elegir el formulario + +La mayoría de los disparadores muestran una lista **Form** con los formularios +de tu cuenta. Aunque el campo sea opcional, elige un formulario igual. + + + +## Paso 4: probar y activar el Zap + +El botón **Test trigger** de Zapier trae los últimos eventos que calzan con el +disparador, así que necesita al menos uno para mostrarte datos de ejemplo. Si +tu cuenta todavía no tiene ninguno, envía una respuesta de formulario, genera +un documento o asigna una tarea, según el disparador que elegiste, y prueba de +nuevo. + +Cuando los datos de ejemplo se vean bien, agrega los pasos siguientes y +publica el Zap. La suscripción del lado de DataScope se crea al activar el +Zap, no mientras lo estás editando. + +## Qué puedes automatizar + +La app de DataScope entrega los siguientes disparadores. Los nombres son los +que ves en la lista de disparadores de Zapier: + +| Disparador | Se activa cuando | Campo Form | +|---|---|---| +| Forms: New Form Entry | Se envía una respuesta de formulario | Obligatorio | +| Forms: New PDF | Se genera un PDF por respaldo por email o por autonotificación | Opcional, elige uno | +| Forms: Status Changed | Una respuesta de formulario cambia de estado | Opcional, elige uno | +| Tasks: New Assigned Task | Se asigna una tarea | Obligatorio | +| Signatures: New Completed Signature | Todos los firmantes firmaron el documento | Opcional, elige uno | +| Signatures: New Rejected Signature | Un firmante rechaza la solicitud de firma | Opcional, elige uno | +| Signatures: Updated Signature | Cambian las firmas de un documento y todavía quedan pendientes | Opcional, elige uno | +| Tickets: New Ticket (FKA Issue) | Se crea un ticket | No aplica, es a nivel de cuenta | +| Tickets: Changed Status (FKA Issue) | Un ticket cambia de estado | No aplica, es a nivel de cuenta | + +Cada disparador entrega los datos del evento como campos individuales, listos +para mapear en los pasos siguientes del Zap sin tener que procesar el JSON +manualmente. En el caso de las respuestas de formulario, cada pregunta llega +como su propio campo, con su nombre, su tipo y su valor. + +La app también entrega las siguientes actions, para que un Zap pueda actuar +sobre DataScope y no solo reaccionar a sus eventos: + +| Action | Qué hace | +|---|---| +| Tasks: Assign Task V2 | Asigna una tarea de un formulario a un usuario, opcionalmente agendándola y vinculándola a una ubicación o a un lugar | +| Tasks: Assign Task V1 [Legacy] | La versión anterior de la misma action, se mantiene para que los Zaps existentes sigan funcionando | +| Forms: Send Data / New Answer [Beta] | Genera una nueva respuesta de formulario y su PDF a partir de un formulario existente usado como plantilla | +| Change Form Status | Cambia el estado de una respuesta de formulario, identificada por nombre y código de formulario | +| Modify Form Answer | Crea o modifica una respuesta puntual dentro de un formulario ya enviado | +| Tickets: Create Ticket (FKA Issue) | Crea un ticket, opcionalmente tomando sus valores por defecto de un Ticket Type | + +### Assign Task: V1 o V2 + +Usa **V2** para todo lo nuevo. Hace todo lo que hace V1, y además: + +- Acepta el signo más en el email del usuario, así que + `usuario+obra@ejemplo.com` resuelve al usuario correcto. +- Puede apuntar al nuevo módulo de **Lugares**, no solo al módulo antiguo de + Ubicaciones. +- Puede encontrar una ubicación o un lugar existente por su ID interno, que es + lo que necesitas cuando varios lugares comparten el nombre. + +**V1** sigue disponible para que los Zaps armados sobre ella sigan corriendo. +No hay migración automática: si quieres pasar un Zap de V1 a V2, reemplaza el +paso de la action y vuelve a mapear los campos. + +### Ubicaciones o Lugares + +**Tasks: Assign Task V2** y **Tickets: Create Ticket** tienen un campo +**Location Type** con dos opciones, y el comportamiento cambia de una forma +que conviene conocer antes de armar el Zap: + +| Location Type | Comportamiento cuando nada calza | +|---|---| +| Locations (old module, legacy) | La ubicación se crea en DataScope a partir del nombre y de los demás campos de ubicación que enviaste | +| Places (new module) | No se crea nada. La tarea no se asigna y el Zap falla con `nestable location not found` | + +Locations es la opción por defecto, así que los Zaps existentes siguen +funcionando sin cambios. Si eliges Places, crea el lugar en DataScope antes, +o a través de la API de lugares, antes de que corra el Zap. + +En **Assign Task V2** la ubicación se busca en este orden: Location / Place +ID, después Location Code, después Location Name y después Location Address. +Gana la primera que calza. + +El resto de los campos de ubicación, Location Phone, Location Email, Company +Name, Company Legal ID, Latitude y Longitude, aplican solo al módulo antiguo +de Ubicaciones, donde se guardan en la ubicación que se encontró o se creó. Se +ignoran con Places, porque los lugares nunca se modifican desde esta action. + +### Send Data / New Answer está en Beta + +**Forms: Send Data / New Answer** genera una respuesta de formulario y su PDF a +partir de un formulario existente, lo que la hace útil para traer a DataScope +datos capturados en otra parte. Dos límites que conviene tener en cuenta: + +- **No dispara el resto de la cadena de automatización.** La sincronización con + Google Sheets, la firma automática y otros webhooks, incluidos los + disparadores de Zaps, no corren para una respuesta creada así. Un Zap que + reacciona a `Forms: New Form Entry` no la va a ver. +- **No todos los tipos de pregunta están soportados por completo**, así que + algunos campos pueden no quedar como esperas. Prueba con el formulario que + vas a usar de verdad. + +## Consideraciones importantes + +- **Un Zap activo por formulario y por disparador.** Un disparador asociado a + un formulario admite una sola suscripción activa por formulario. Activar un + segundo Zap con el mismo disparador sobre el mismo formulario se rechaza con + un error que nombra el tipo de disparador y te pide eliminar el anterior. + Disparadores distintos sobre el mismo formulario no son problema, y tampoco + el mismo disparador sobre formularios distintos. +- **Si necesitas que pasen varias cosas con un mismo evento, agrega pasos a un + solo Zap** en vez de crear un segundo Zap con el mismo disparador y + formulario. +- **Los disparadores de tickets operan a nivel de cuenta.** `Tickets: New + Ticket` y `Tickets: Changed Status` cubren todos los tickets de la cuenta y + admiten un Zap activo por cuenta cada uno. No tienen campo Form. +- **Los campos disponibles varían según tu configuración.** Algunos datos, como + los de identidad de los firmantes o los campos extendidos de tareas, + aparecen solo si esas funcionalidades están habilitadas en tu cuenta. +- **Los datos de ejemplo de un disparador no son la lista completa de campos.** + Zapier arma la lista a partir de los eventos recientes, así que una pregunta + que nadie respondió todavía, o un campo opcional que llegó vacío, puede no + aparecer hasta que lo haga. Envía una respuesta representativa antes de + mapear los pasos siguientes. +- **El disparador `Forms: New Form Entry` es visible del lado de DataScope.** + Se registra en la lista de Webhooks de + app.mydatascope.com/integrations. + El resto de los disparadores no aparece en esa lista. + +## Si algo no funciona + +- **La conexión falla al crearse:** verifica que la API Key esté completa y sin + espacios al inicio o al final. +- **Al activar el Zap falla diciendo que el hook ya existe:** otro Zap de tu + cuenta, quizás armado por otra persona, ya usa ese disparador sobre ese + formulario. Apaga el Zap más antiguo y luego activa este. Si el error + persiste, escríbenos y limpiamos la suscripción que quedó. +- **Test trigger no devuelve datos:** el disparador lee eventos recientes, así + que una cuenta que todavía no tiene ninguno no tiene nada que mostrar. Genera + uno y prueba de nuevo. +- **El Zap nunca se dispara:** confirma que haya un formulario seleccionado en + el disparador, que el Zap esté activo, y revisa el historial del Zap en + Zapier. Un evento que llegó mientras el Zap estaba apagado no se reenvía. +- **Un Zap que apagaste sigue recibiendo datos:** si el disparador es + `Forms: New Form Entry`, abre la lista de Webhooks en + app.mydatascope.com/integrations + y elimina ahí la entrada. +- **No aparecen los campos esperados:** algunos campos dependen de la + configuración de tu cuenta. Escríbenos y lo revisamos contigo. + +Para cualquier duda, escribe a soporte y te acompañamos en la configuración. diff --git a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md new file mode 100644 index 00000000000..a0ce45037a6 --- /dev/null +++ b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md @@ -0,0 +1,212 @@ +--- +title: Conectar o DataScope com o Zapier +--- + +# Conectar o DataScope com o Zapier + +> Prefere ler isso em espanhol ou inglês? [Versão em espanhol](connector_guide_es.html) | [English version](connector_guide_en.html). + +Este guia explica como conectar o DataScope com o Zapier para automatizar sua +operação em campo: disparar Zaps quando um formulário é preenchido, quando um +documento é gerado, quando uma tarefa é atribuída ou quando um ticket é +registrado, e agir sobre o DataScope a partir dos outros aplicativos que você +já usa. + + + +## Antes de começar + +Você precisa de: + +- Uma conta do Zapier com permissão para criar Zaps no workspace em que você + vai trabalhar. +- Sua API Key do DataScope. Você a obtém em app.mydatascope.com/integrations, + na seção Integrações da sua conta, na aba API Key. +- Pelo menos um formulário publicado no DataScope. A maioria dos disparadores e + das actions pede que você escolha um formulário, e a lista é preenchida com + os formulários da sua conta. + +## Passo 1: criar o Zap + +1. Acesse o app do DataScope no Zapier e faça login. +2. Selecione **Create Zap**, ou comece por um dos modelos listados nessa + página. A seção Integrações do DataScope lista os mesmos modelos, agrupados + por caso de uso. +3. Na etapa do disparador, busque **DataScope Forms** e selecione. +4. Escolha o evento ao qual você quer reagir, na lista em + [O que você pode automatizar](#o-que-voce-pode-automatizar). + +## Passo 2: criar a conexão + +Na primeira vez que você usar o DataScope em um Zap, o Zapier vai pedir uma +conexão e mostrar um único campo, **Token Key**. Cole ali sua API Key do +DataScope. + +O Zapier valida a chave na hora, então uma API Key incompleta ou incorreta +falha nesta etapa, e não em silêncio mais adiante. + +A conexão pertence à sua conta do Zapier e você pode reutilizá-la em todos os +Zaps que montar. Cada pessoa que monta Zaps precisa da sua própria conexão, +com a API Key da sua conta. + +## Passo 3: escolher o formulário + +A maioria dos disparadores mostra uma lista **Form** com os formulários da sua +conta. Mesmo quando o campo é opcional, escolha um formulário. + + + +## Passo 4: testar e ativar o Zap + +O botão **Test trigger** do Zapier busca os últimos eventos que correspondem ao +disparador, então ele precisa de pelo menos um para mostrar dados de exemplo. +Se sua conta ainda não tem nenhum, envie uma resposta de formulário, gere um +documento ou atribua uma tarefa, conforme o disparador escolhido, e teste +novamente. + +Quando os dados de exemplo estiverem certos, adicione as etapas seguintes e +publique o Zap. A assinatura do lado do DataScope é criada quando você ativa o +Zap, não enquanto você o edita. + +## O que você pode automatizar + +O app do DataScope oferece os seguintes disparadores. Os nomes são os que você +vê na lista de disparadores do Zapier: + +| Disparador | É acionado quando | Campo Form | +|---|---|---| +| Forms: New Form Entry | Uma resposta de formulário é enviada | Obrigatório | +| Forms: New PDF | Um PDF é gerado por backup por email ou por autonotificação | Opcional, escolha um | +| Forms: Status Changed | Uma resposta de formulário muda de status | Opcional, escolha um | +| Tasks: New Assigned Task | Uma tarefa é atribuída | Obrigatório | +| Signatures: New Completed Signature | Todos os signatários assinaram o documento | Opcional, escolha um | +| Signatures: New Rejected Signature | Um signatário rejeita a solicitação de assinatura | Opcional, escolha um | +| Signatures: Updated Signature | As assinaturas de um documento mudam e ainda há pendentes | Opcional, escolha um | +| Tickets: New Ticket (FKA Issue) | Um ticket é criado | Não se aplica, é no nível da conta | +| Tickets: Changed Status (FKA Issue) | Um ticket muda de status | Não se aplica, é no nível da conta | + +Cada disparador entrega os dados do evento como campos individuais, prontos +para mapear nas etapas seguintes do Zap sem precisar processar o JSON +manualmente. No caso das respostas de formulário, cada pergunta chega como seu +próprio campo, com o nome, o tipo e o valor. + +O app também oferece as seguintes actions, para que um Zap possa agir sobre o +DataScope e não apenas reagir aos seus eventos: + +| Action | O que faz | +|---|---| +| Tasks: Assign Task V2 | Atribui uma tarefa de um formulário a um usuário, opcionalmente agendando-a e vinculando-a a um local ou a um lugar | +| Tasks: Assign Task V1 [Legacy] | A versão anterior da mesma action, mantida para que os Zaps existentes continuem funcionando | +| Forms: Send Data / New Answer [Beta] | Gera uma nova resposta de formulário e seu PDF a partir de um formulário existente usado como modelo | +| Change Form Status | Muda o status de uma resposta de formulário, identificada por nome e código do formulário | +| Modify Form Answer | Cria ou modifica uma resposta pontual dentro de um formulário já enviado | +| Tickets: Create Ticket (FKA Issue) | Cria um ticket, opcionalmente herdando os valores padrão de um Ticket Type | + +### Assign Task: V1 ou V2 + +Use a **V2** para tudo que for novo. Ela faz tudo o que a V1 faz, e além disso: + +- Aceita o sinal de mais no email do usuário, então + `usuario+obra@exemplo.com` resolve para o usuário correto. +- Pode apontar para o novo módulo de **Lugares**, e não apenas para o módulo + antigo de Locais. +- Pode encontrar um local ou um lugar existente pelo seu ID interno, que é o + que você precisa quando vários lugares têm o mesmo nome. + +A **V1** continua disponível para que os Zaps montados sobre ela sigam +rodando. Não há migração automática: se você quiser passar um Zap da V1 para a +V2, substitua a etapa da action e mapeie os campos novamente. + +### Locais ou Lugares + +**Tasks: Assign Task V2** e **Tickets: Create Ticket** têm um campo +**Location Type** com duas opções, e o comportamento muda de uma forma que +vale conhecer antes de montar o Zap: + +| Location Type | Comportamento quando nada corresponde | +|---|---| +| Locations (old module, legacy) | O local é criado no DataScope a partir do nome e dos demais campos de local que você enviou | +| Places (new module) | Nada é criado. A tarefa não é atribuída e o Zap falha com `nestable location not found` | + +Locations é a opção padrão, então os Zaps existentes continuam funcionando sem +mudanças. Se você escolher Places, crie o lugar no DataScope antes, ou pela +API de lugares, antes de o Zap rodar. + +Na **Assign Task V2** o local é buscado nesta ordem: Location / Place ID, +depois Location Code, depois Location Name e depois Location Address. O +primeiro que corresponder é o escolhido. + +Os demais campos de local, Location Phone, Location Email, Company Name, +Company Legal ID, Latitude e Longitude, se aplicam somente ao módulo antigo de +Locais, onde são salvos no local encontrado ou criado. Eles são ignorados com +Places, porque os lugares nunca são modificados por esta action. + +### Send Data / New Answer está em Beta + +**Forms: Send Data / New Answer** gera uma resposta de formulário e seu PDF a +partir de um formulário existente, o que a torna útil para trazer ao DataScope +dados capturados em outro lugar. Dois limites para levar em conta: + +- **Ela não dispara o resto da cadeia de automação.** A sincronização com o + Google Sheets, a assinatura automática e outros webhooks, incluindo os + disparadores de Zaps, não rodam para uma resposta criada assim. Um Zap que + reage a `Forms: New Form Entry` não vai vê-la. +- **Não todos os tipos de pergunta são totalmente suportados**, então alguns + campos podem não ficar como você espera. Teste com o formulário que você vai + usar de verdade. + +## Considerações importantes + +- **Um Zap ativo por formulário e por disparador.** Um disparador associado a + um formulário admite uma única assinatura ativa por formulário. Ativar um + segundo Zap com o mesmo disparador sobre o mesmo formulário é rejeitado com + um erro que nomeia o tipo de disparador e pede que você remova o anterior. + Disparadores diferentes sobre o mesmo formulário não são problema, e o mesmo + disparador sobre formulários diferentes também não. +- **Se você precisa que várias coisas aconteçam com um mesmo evento, adicione + etapas a um único Zap** em vez de criar um segundo Zap com o mesmo + disparador e formulário. +- **Os disparadores de tickets operam no nível da conta.** `Tickets: New + Ticket` e `Tickets: Changed Status` cobrem todos os tickets da conta e + admitem um Zap ativo por conta cada um. Eles não têm campo Form. +- **Os campos disponíveis variam conforme sua configuração.** Alguns dados, + como os de identidade dos signatários ou os campos estendidos de tarefas, + aparecem somente se essas funcionalidades estiverem habilitadas na sua + conta. +- **Os dados de exemplo de um disparador não são a lista completa de campos.** + O Zapier monta a lista a partir dos eventos recentes, então uma pergunta que + ninguém respondeu ainda, ou um campo opcional que chegou vazio, pode não + aparecer até que apareça. Envie uma resposta representativa antes de mapear + as etapas seguintes. +- **O disparador `Forms: New Form Entry` é visível do lado do DataScope.** Ele + se registra na lista de Webhooks de + app.mydatascope.com/integrations. + Os demais disparadores não aparecem nessa lista. + +## Se algo não funcionar + +- **A conexão falha ao ser criada:** verifique se a API Key está completa e sem + espaços no início ou no final. +- **Ao ativar o Zap ele falha dizendo que o hook já existe:** outro Zap da sua + conta, talvez montado por outra pessoa, já usa esse disparador sobre esse + formulário. Desative o Zap mais antigo e depois ative este. Se o erro + persistir, escreva para o suporte e nós limpamos a assinatura que ficou. +- **O Test trigger não retorna dados:** o disparador lê eventos recentes, então + uma conta que ainda não tem nenhum não tem nada para mostrar. Gere um e teste + novamente. +- **O Zap nunca é disparado:** confirme que há um formulário selecionado no + disparador, que o Zap está ativo, e revise o histórico do Zap no Zapier. Um + evento que chegou enquanto o Zap estava desativado não é reenviado. +- **Um Zap que você desativou continua recebendo dados:** se o disparador for + `Forms: New Form Entry`, abra a lista de Webhooks em + app.mydatascope.com/integrations + e exclua a entrada ali. +- **Os campos esperados não aparecem:** alguns campos dependem da configuração + da sua conta. Escreva para o suporte e nós verificamos com você. + +Para qualquer dúvida, escreva para o suporte e nós te acompanhamos na +configuração. From 3933c09b9ae98ed80fc318beaf66c43164b95255 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Felipe=20Garc=C3=ADa=20Gonz=C3=A1lez?= Date: Wed, 26 Aug 2026 18:21:13 -0400 Subject: [PATCH 2/6] docs: drop the claim that Zapier rejects a bad API Key on connect The connection test hits /api/external/ping, which answers 200 with a "Bad Token" body instead of 401, so a wrong key is not guaranteed to fail at that step. Point at the symptom that is actually observable. Co-Authored-By: Claude Opus 5 --- source/zapier/connector_guide_en.html.md | 5 +++-- source/zapier/connector_guide_es.html.md | 5 +++-- source/zapier/connector_guide_pt.html.md | 5 +++-- 3 files changed, 9 insertions(+), 6 deletions(-) diff --git a/source/zapier/connector_guide_en.html.md b/source/zapier/connector_guide_en.html.md index b15e30c8519..984cae91c53 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_en.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_en.html.md @@ -41,8 +41,9 @@ You need: The first time you use DataScope in a Zap, Zapier asks you for a connection and shows a single field, **Token Key**. Paste your DataScope API Key there. -Zapier validates the key right away, so an incomplete or wrong key fails at -this step rather than silently later on. +Paste it exactly as DataScope shows it, with no leading or trailing spaces. +If the connection is accepted but the trigger then returns no data at all, the +key is the first thing to re-check. The connection belongs to your Zapier account and you can reuse it in every Zap you build. Each person who builds Zaps needs their own connection, with diff --git a/source/zapier/connector_guide_es.html.md b/source/zapier/connector_guide_es.html.md index 9e2855b1779..38d2a0a1764 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_es.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_es.html.md @@ -42,8 +42,9 @@ Necesitas: La primera vez que uses DataScope en un Zap, Zapier te pedirá una conexión y te mostrará un solo campo, **Token Key**. Pega ahí tu API Key de DataScope. -Zapier valida la clave de inmediato, así que una API Key incompleta o -incorrecta falla en este paso y no en silencio más adelante. +Pégala tal como DataScope te la muestra, sin espacios al inicio ni al final. +Si la conexión se acepta pero después el disparador no devuelve ningún dato, la +API Key es lo primero que conviene revisar. La conexión pertenece a tu cuenta de Zapier y puedes reutilizarla en todos los Zaps que armes. Cada persona que arme Zaps necesita su propia conexión, con la diff --git a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md index a0ce45037a6..d9727ed327e 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md @@ -44,8 +44,9 @@ Na primeira vez que você usar o DataScope em um Zap, o Zapier vai pedir uma conexão e mostrar um único campo, **Token Key**. Cole ali sua API Key do DataScope. -O Zapier valida a chave na hora, então uma API Key incompleta ou incorreta -falha nesta etapa, e não em silêncio mais adiante. +Cole exatamente como o DataScope mostra, sem espaços no início ou no final. Se +a conexão for aceita mas o disparador depois não retornar nenhum dado, a API +Key é a primeira coisa a revisar. A conexão pertence à sua conta do Zapier e você pode reutilizá-la em todos os Zaps que montar. Cada pessoa que monta Zaps precisa da sua própria conexão, From 00b415718ed0b35cde2109cd45f94fae61767e46 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Felipe=20Garc=C3=ADa=20Gonz=C3=A1lez?= Date: Wed, 26 Aug 2026 18:48:59 -0400 Subject: [PATCH 3/6] docs: add an app version changelog to the Zapier guides The guides had no place to record what a new version of the app brings, so every release would have landed as an undated edit somewhere in the body. This adds a Changelog section to all three languages with an entry template in the source, seeded with the current published version and the one earlier boundary that can still affect a live connection. Versions before 2.1.3 are left unlisted on purpose: there is no reliable record of what each changed, and the gap is more useful visible than filled in. Co-Authored-By: Claude Opus 5 --- source/index.html.md | 3 ++ source/zapier/connector_guide_en.html.md | 40 ++++++++++++++++++++++ source/zapier/connector_guide_es.html.md | 43 ++++++++++++++++++++++++ source/zapier/connector_guide_pt.html.md | 43 ++++++++++++++++++++++++ 4 files changed, 129 insertions(+) diff --git a/source/index.html.md b/source/index.html.md index 67645e3793e..d1ba2d7566a 100644 --- a/source/index.html.md +++ b/source/index.html.md @@ -81,6 +81,8 @@ There is nothing to import. The app is published in Zapier's app directory, and Follow the step-by-step guide to create the connection and your first Zap. Spanish and Portuguese versions are linked from the top of that guide. +The guide ends with a changelog of the app's versions, where you can check which version is published and what it changed. + @@ -2566,6 +2568,7 @@ Remember — use your own Authorization header **26-Aug-2026** - Added the [Zapier](#zapier) section under Data Export, with a step-by-step guide in English, Spanish and Portuguese covering the connection, every trigger and action, the Locations and Places choice, and the one-Zap-per-form constraint +- The Zapier guide now ends with a changelog of the app's versions, so you can tell which version is published and what it changed **20-Aug-2026** diff --git a/source/zapier/connector_guide_en.html.md b/source/zapier/connector_guide_en.html.md index 984cae91c53..35f012ff36e 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_en.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_en.html.md @@ -199,3 +199,43 @@ DataScope. Two limits to plan around: configuration. Reach out to support and we will look into it with you. For any question, contact support and we will help you with the setup. + +## Changelog + +Versions of the DataScope app in Zapier, newest first. Zapier always runs the +version published in its app directory, so there is nothing to update on your +side. + + + +**2.1.3** + +- Version currently published in Zapier's app directory, built on Zapier + platform 18.6.0. The triggers and the actions it provides are the ones listed + in [What you can automate](#what-you-can-automate). + +**2.0.0** + +- Marks the boundary between the delivery path DataScope uses today and the + earlier one. DataScope records the version the app reports when you turn a Zap + on and the subscription is created, and keeps serving that subscription on the + path its recorded version points to. The recorded version changes only when + the subscription is created again, so turning a Zap off and back on re-creates + it with whatever version is published at that moment. +- This applies to the PDF, status, task and signature triggers, and to the + ticket ones. `Forms: New Form Entry` predates versioned subscriptions and + always uses the earlier path, so re-creating it does not move it. + +Versions before 2.1.3 are not itemized here. We do not have a reliable record +of what each earlier version changed, and leaving the gap visible is more +useful than filling it in. The 2.0.0 boundary is listed because it is the one +earlier change that can still affect a connection created back then. From +2.1.3 on, every new version gets its own entry. diff --git a/source/zapier/connector_guide_es.html.md b/source/zapier/connector_guide_es.html.md index 38d2a0a1764..67e055a31be 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_es.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_es.html.md @@ -207,3 +207,46 @@ datos capturados en otra parte. Dos límites que conviene tener en cuenta: configuración de tu cuenta. Escríbenos y lo revisamos contigo. Para cualquier duda, escribe a soporte y te acompañamos en la configuración. + +## Historial de versiones + +Versiones de la app de DataScope en Zapier, de la más nueva a la más antigua. La +versión que corre es siempre la publicada en el directorio de aplicaciones de +Zapier, así que no hay nada que instalar ni actualizar de tu lado. + + + +**2.1.3** + +- Versión publicada actualmente en el directorio de aplicaciones de Zapier, + construida sobre la plataforma 18.6.0 de Zapier. Los disparadores y las + actions que entrega son los que aparecen en + [Qué puedes automatizar](#que-puedes-automatizar). + +**2.0.0** + +- Marca el límite entre la vía por la que DataScope entrega los eventos hoy y la + anterior. DataScope registra la versión que reporta la app cuando activas el + Zap y se crea la suscripción, y sigue atendiendo esa suscripción por la vía + que indica su versión registrada. Esa versión solo cambia cuando la + suscripción se vuelve a crear, así que apagar y volver a activar un Zap la + recrea con la versión que esté publicada en ese momento. +- Esto aplica a los disparadores de PDF, de estado, de tareas y de firmas, y a + los de tickets. `Forms: New Form Entry` es anterior a las suscripciones con + versión y siempre usa la vía anterior, así que recrearlo no lo cambia de + vía. + +Las versiones anteriores a 2.1.3 no están detalladas acá. No tenemos un registro +confiable de qué cambió cada una, y dejar el vacío a la vista es más útil que +rellenarlo. El límite de 2.0.0 sí aparece porque es el único cambio anterior que +todavía puede afectar a una conexión creada en ese entonces. A partir de 2.1.3, +cada versión nueva tiene su propia entrada. diff --git a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md index d9727ed327e..e74265d16d8 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md @@ -211,3 +211,46 @@ dados capturados em outro lugar. Dois limites para levar em conta: Para qualquer dúvida, escreva para o suporte e nós te acompanhamos na configuração. + +## Histórico de versões + +Versões do app do DataScope no Zapier, da mais nova para a mais antiga. A versão +que roda é sempre a publicada no diretório de aplicativos do Zapier, então não +há nada para instalar ou atualizar do seu lado. + + + +**2.1.3** + +- Versão publicada atualmente no diretório de aplicativos do Zapier, construída + sobre a plataforma 18.6.0 do Zapier. Os disparadores e as actions que ela + oferece são os listados em + [O que você pode automatizar](#o-que-voce-pode-automatizar). + +**2.0.0** + +- Marca o limite entre o caminho pelo qual o DataScope entrega os eventos hoje e + o anterior. O DataScope registra a versão que o app informa quando você ativa + o Zap e a assinatura é criada, e segue atendendo essa assinatura pelo caminho + que a versão registrada indica. Essa versão só muda quando a assinatura é + criada novamente, então desativar e reativar um Zap a recria com a versão que + estiver publicada naquele momento. +- Isso se aplica aos disparadores de PDF, de status, de tarefas e de + assinaturas, e aos de tickets. `Forms: New Form Entry` é anterior às + assinaturas com versão e sempre usa o caminho anterior, então recriá-lo não o + muda de caminho. + +As versões anteriores à 2.1.3 não estão detalhadas aqui. Não temos um registro +confiável do que cada uma mudou, e deixar a lacuna visível é mais útil do que +preenchê-la. O limite da 2.0.0 aparece porque é a única mudança anterior que +ainda pode afetar uma conexão criada naquela época. A partir da 2.1.3, cada +versão nova tem a sua própria entrada. From 8d8e67f1e1f18565fbf3d7f07c860b268bb4c8b1 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Felipe=20Garc=C3=ADa=20Gonz=C3=A1lez?= Date: Thu, 27 Aug 2026 10:03:17 -0400 Subject: [PATCH 4/6] docs: correct four Zapier claims, and rebuild the changelog from real history Two things, both in the three language guides. **Claims the backend contradicts.** A review against the Rails code found statements the product does not do: - Locations and Places behaved as one table for two actions. Create Ticket never creates a location and never fails when nothing matches; it attaches none and reports success. Assign Task V2 keeps its own row, now noting that legacy creation needs a Location Name. - One active Zap per form did not hold for Forms: New Form Entry, which is excluded from the uniqueness check, so two Zaps both fire. - Send Data generates the PDF only when Emails is filled, and that same path does fire Forms: New PDF. - Spanish and Portuguese named location modules the product UI does not use. Both modules are Lugares in Spanish and Locais in Portuguese; only the parenthetical separates them. Also adds the silent-assignee caveat on Assign Task, drops the no-code label from the comparison table, and stops asserting that a blank Form creates a subscription, which a pending backend fix will change. **Changelog.** The first pass had only a placeholder entry, and it named 2.1.3 as the published version and carried the Zapier platform version. Both were wrong to publish: 2.1.3 is a draft, 2.1.2 is what new Zaps get, and the platform version is Zapier's own build number, not ours. It now itemizes 2.1.2 down to 2.0.1 from the real changelog notes, keeps the 2.0.0 delivery boundary, and summarizes the 1.14.x line by what it does and does not provide. The entry template now says never to publish the per-version user and task counts. Co-Authored-By: Claude Opus 5 --- source/index.html.md | 4 +- source/zapier/connector_guide_en.html.md | 121 +++++++++++++------ source/zapier/connector_guide_es.html.md | 147 +++++++++++++++-------- source/zapier/connector_guide_pt.html.md | 136 +++++++++++++-------- 4 files changed, 265 insertions(+), 143 deletions(-) diff --git a/source/index.html.md b/source/index.html.md index d1ba2d7566a..1c6cbf07d32 100644 --- a/source/index.html.md +++ b/source/index.html.md @@ -54,7 +54,7 @@ Method | Direction | Fits when [Webhooks](#webhooks) | DataScope pushes, your endpoint reacts | Something has to happen the moment a form arrives The REST endpoints | You pull, on your own schedule | You are building a custom integration, or you need a specific slice on demand [Airbyte Cloud connectors](#airbyte-cloud-connectors) | You pull, Airbyte runs it | The destination is a data warehouse and you want the paging, the incremental state and the deduplication handled for you -[Zapier](#zapier) | DataScope pushes, Zapier reacts | You want the same webhook push as a no-code connector, without building your own receiving endpoint +[Zapier](#zapier) | DataScope pushes, Zapier reacts, and Zaps can write back | You want the webhook push delivered into the apps your team already uses, without building your own receiving endpoint [Microsoft Power Automate](#microsoft-power-automate-beta) | DataScope pushes, Power Automate reacts | Same idea, wired into a Power Automate flow with the event data exposed as dynamic content A **webhook** fits when something has to happen the moment a form arrives: notify a system, start a workflow, post to a channel. DataScope pushes, your endpoint reacts. It covers new submissions, and edits too when you enable **Send modifications** on the webhook. @@ -84,7 +84,7 @@ Follow the changelog of the app's versions, where you can check which version is published and what it changed. ## Microsoft Power Automate [Beta] diff --git a/source/zapier/connector_guide_en.html.md b/source/zapier/connector_guide_en.html.md index 35f012ff36e..f6c86c9bce6 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_en.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_en.html.md @@ -55,7 +55,7 @@ Most triggers show a **Form** dropdown that reads the forms in your account. Where the field is optional, pick a form anyway. ## Step 4: test and turn the Zap on @@ -117,20 +117,28 @@ Use **V2** for anything new. It does everything V1 does, plus: migration: if you want a V1 Zap on V2, replace the action step and map the fields again. + + ### Locations or Places **Tasks: Assign Task V2** and **Tickets: Create Ticket** both have a -**Location Type** field with two options, and the behavior differs in a way -worth knowing before you build the Zap: +**Location Type** field with two options, and the two actions do not behave the +same way. On **Assign Task V2**: | Location Type | Behavior when nothing matches | |---|---| -| Locations (old module, legacy) | The location is created in DataScope from the name and the other location fields you sent | +| Locations (old module, legacy) | The location is created in DataScope from the Location Name and the other location fields you sent. With no Location Name there is nothing to create it from, so the task is assigned with no location | | Places (new module) | Nothing is created. The task is not assigned and the Zap fails with `nestable location not found` | -Locations is the default, so existing Zaps keep working with no changes. If -you choose Places, create the place in DataScope first, or through the places -API, before the Zap runs. +**Tickets: Create Ticket** never creates a location, with either option. If the +location you send does not match an existing record, the ticket is created with +no location attached and the Zap reports success. It matches on Location ID and +then Location Name only. + +Locations is the default, so existing Zaps keep working with no changes. If you +choose Places, create the place in DataScope before the Zap runs. On **Assign Task V2** the location is matched in this order: Location / Place ID, then Location Code, then Location Name, then Location Address. The first @@ -143,24 +151,32 @@ are ignored with Places, because places are never modified from this action. ### Send Data / New Answer is in Beta -**Forms: Send Data / New Answer** generates a form answer and its PDF from an -existing form, which makes it useful for bringing data captured elsewhere into -DataScope. Two limits to plan around: +**Forms: Send Data / New Answer** creates a form answer from an existing form, +which makes it useful for bringing data captured elsewhere into DataScope. Three +things to plan around: +- **The PDF is only generated if you fill the Emails field.** That field is what + sends the document, and generating it is part of sending it. Leave it empty and + you get the form answer with no PDF. - **It does not trigger the rest of the automation chain.** Google Sheets sync, - automatic signature and other webhooks, including Zap triggers, do not run - for an answer created this way. A Zap that reacts to `Forms: New Form Entry` - will not see it. -- **Not every question type is fully supported**, so some fields may not land - as you expect. Test with the form you actually plan to use. + automatic signature and the form-answer webhooks do not run for an answer + created this way, so a Zap that reacts to `Forms: New Form Entry` will not see + it. `Forms: New PDF` is the exception: when you fill the Emails field, that Zap + does fire. +- **Not every question type is fully supported**, so some fields may not land as + you expect. Test with the form you actually plan to use. ## Important considerations -- **One active Zap per form and per trigger.** A form-scoped trigger supports - a single active subscription per form. Turning on a second Zap with the same - trigger on the same form is rejected with an error naming the trigger type - and asking you to remove the previous one. Different triggers on the same - form are fine, and so is the same trigger on different forms. +- **One active Zap per form and per trigger, with one exception.** + `Forms: New PDF`, `Forms: Status Changed`, `Tasks: New Assigned Task` and the + three signature triggers support a single active subscription per form. Turning + on a second Zap with the same trigger on the same form is rejected with an + error naming the trigger type and asking you to remove the previous one. + Different triggers on the same form are fine, and so is the same trigger on + different forms. **`Forms: New Form Entry` is not covered by that check**: a + second Zap on the same form is accepted, and both then receive every + submission. Add steps to one Zap instead. - **If you need several things to happen on one event, add steps to one Zap** rather than creating a second Zap on the same trigger and form. - **Ticket triggers work at the account level.** `Tickets: New Ticket` and @@ -180,8 +196,10 @@ DataScope. Two limits to plan around: ## If something doesn't work -- **The connection fails to create:** check that the API Key is complete, with - no leading or trailing spaces. +- **The connection is accepted but nothing works:** the connection test does not + reliably reject a wrong key, so a bad API Key surfaces later as a trigger that + returns no data at all. Re-copy the key from the Integrations section, with no + leading or trailing spaces, and replace the connection. - **Turning the Zap on fails saying the hook already exists:** another Zap in your account, possibly built by someone else, already uses that trigger on that form. Turn the older Zap off, then turn this one on. If the error @@ -202,25 +220,44 @@ For any question, contact support and we will help you with the setup. ## Changelog -Versions of the DataScope app in Zapier, newest first. Zapier always runs the -version published in its app directory, so there is nothing to update on your -side. +Versions of the DataScope app in Zapier, newest first. A Zap keeps running on +the version it was created with, so an older Zap can behave differently from a +new one built on the same trigger. There is nothing to install or update on your +side either way. **2.1.3** -- Version currently published in Zapier's app directory, built on Zapier - platform 18.6.0. The triggers and the actions it provides are the ones listed - in [What you can automate](#what-you-can-automate). +- In development. Not published, so no Zap runs on it yet. + +**2.1.2** (current version for new Zaps) + +- Adds the action `Tasks: Assign Task V2`, and relabels the previous one + `Tasks: Assign Task V1 [Legacy]`. V2 accepts user email addresses that contain + plus signs. + +**2.1.1** + +- Fixes a bug with the creation date and the relative expiration date. + +**2.0.2** + +- Location is no longer required on the `Assign Task` action. +- Changes some output field types. + +**2.0.1** + +- Improves a default value. **2.0.0** @@ -229,13 +266,17 @@ unknown history unlisted rather than filling it in. on and the subscription is created, and keeps serving that subscription on the path its recorded version points to. The recorded version changes only when the subscription is created again, so turning a Zap off and back on re-creates - it with whatever version is published at that moment. + it with whatever version is current at that moment. - This applies to the PDF, status, task and signature triggers, and to the ticket ones. `Forms: New Form Entry` predates versioned subscriptions and always uses the earlier path, so re-creating it does not move it. -Versions before 2.1.3 are not itemized here. We do not have a reliable record -of what each earlier version changed, and leaving the gap visible is more -useful than filling it in. The 2.0.0 boundary is listed because it is the one -earlier change that can still affect a connection created back then. From -2.1.3 on, every new version gets its own entry. +**1.14.x** + +- The earlier line, still serving Zaps that were built on it. It provides only + `New Form Entry`, `New Assigned Task` and `New PDF` as triggers, and + `Assign Task`, `Change Form Status` and `Modify Form Answer` as actions. The + status trigger, the three signature triggers, the two ticket triggers, + `Assign Task V2`, `Send Data` and `Create Ticket` do not exist on it, and + `Assign Task` requires a Location Name. To get any of those, rebuild the Zap + so it picks up the current version. diff --git a/source/zapier/connector_guide_es.html.md b/source/zapier/connector_guide_es.html.md index 67e055a31be..f60f58c949d 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_es.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_es.html.md @@ -56,7 +56,7 @@ La mayoría de los disparadores muestran una lista **Form** con los formularios de tu cuenta. Aunque el campo sea opcional, elige un formulario igual. ## Paso 4: probar y activar el Zap @@ -111,61 +111,77 @@ Usa **V2** para todo lo nuevo. Hace todo lo que hace V1, y además: - Acepta el signo más en el email del usuario, así que `usuario+obra@ejemplo.com` resuelve al usuario correcto. -- Puede apuntar al nuevo módulo de **Lugares**, no solo al módulo antiguo de - Ubicaciones. +- Puede apuntar al módulo de lugares nuevo, no solo al antiguo. - Puede encontrar una ubicación o un lugar existente por su ID interno, que es lo que necesitas cuando varios lugares comparten el nombre. -**V1** sigue disponible para que los Zaps armados sobre ella sigan corriendo. +**V1** sigue disponible para que los Zaps creados sobre ella sigan corriendo. No hay migración automática: si quieres pasar un Zap de V1 a V2, reemplaza el paso de la action y vuelve a mapear los campos. -### Ubicaciones o Lugares + + +### Locations o Places **Tasks: Assign Task V2** y **Tickets: Create Ticket** tienen un campo -**Location Type** con dos opciones, y el comportamiento cambia de una forma -que conviene conocer antes de armar el Zap: +**Location Type** con dos opciones, y las dos acciones no se comportan igual. En +**Assign Task V2**: -| Location Type | Comportamiento cuando nada calza | +| Location Type | Comportamiento cuando nada coincide | |---|---| -| Locations (old module, legacy) | La ubicación se crea en DataScope a partir del nombre y de los demás campos de ubicación que enviaste | +| Locations (old module, legacy) | El lugar se crea en DataScope a partir del Location Name y de los demás campos de ubicación que enviaste. Sin Location Name no hay con qué crearlo, así que la tarea se asigna sin lugar | | Places (new module) | No se crea nada. La tarea no se asigna y el Zap falla con `nestable location not found` | +**Tickets: Create Ticket** nunca crea un lugar, con ninguna de las dos opciones. +Si el lugar que envías no coincide con un registro existente, el ticket se crea +sin lugar asociado y el Zap reporta éxito. Solo busca por Location ID y después +por Location Name. + Locations es la opción por defecto, así que los Zaps existentes siguen -funcionando sin cambios. Si eliges Places, crea el lugar en DataScope antes, -o a través de la API de lugares, antes de que corra el Zap. +funcionando sin cambios. Si eliges Places, crea el lugar en DataScope antes de +que corra el Zap. En **Assign Task V2** la ubicación se busca en este orden: Location / Place ID, después Location Code, después Location Name y después Location Address. Gana la primera que calza. El resto de los campos de ubicación, Location Phone, Location Email, Company -Name, Company Legal ID, Latitude y Longitude, aplican solo al módulo antiguo -de Ubicaciones, donde se guardan en la ubicación que se encontró o se creó. Se +Name, Company Legal ID, Latitude y Longitude, aplican solo al módulo de lugares +antiguo, donde se guardan en el lugar que se encontró o se creó. Se ignoran con Places, porque los lugares nunca se modifican desde esta action. ### Send Data / New Answer está en Beta -**Forms: Send Data / New Answer** genera una respuesta de formulario y su PDF a -partir de un formulario existente, lo que la hace útil para traer a DataScope -datos capturados en otra parte. Dos límites que conviene tener en cuenta: +**Forms: Send Data / New Answer** crea una respuesta de formulario a partir de un +formulario existente, lo que la hace útil para traer a DataScope datos capturados +en otra parte. Tres cosas que conviene tener en cuenta: +- **El PDF se genera solo si completas el campo Emails.** Ese campo es el que + envía el documento, y generarlo es parte de enviarlo. Si lo dejas vacío, + obtienes la respuesta de formulario sin PDF. - **No dispara el resto de la cadena de automatización.** La sincronización con - Google Sheets, la firma automática y otros webhooks, incluidos los - disparadores de Zaps, no corren para una respuesta creada así. Un Zap que - reacciona a `Forms: New Form Entry` no la va a ver. + Google Sheets, la firma automática y los webhooks de respuestas de formulario + no corren para una respuesta creada así, por lo que un Zap que reacciona a + `Forms: New Form Entry` no la va a ver. `Forms: New PDF` es la excepción: si + completas el campo Emails, ese Zap sí se dispara. - **No todos los tipos de pregunta están soportados por completo**, así que - algunos campos pueden no quedar como esperas. Prueba con el formulario que - vas a usar de verdad. + algunos campos pueden no quedar como esperas. Prueba con el formulario que vas + a usar de verdad. ## Consideraciones importantes -- **Un Zap activo por formulario y por disparador.** Un disparador asociado a - un formulario admite una sola suscripción activa por formulario. Activar un - segundo Zap con el mismo disparador sobre el mismo formulario se rechaza con - un error que nombra el tipo de disparador y te pide eliminar el anterior. - Disparadores distintos sobre el mismo formulario no son problema, y tampoco - el mismo disparador sobre formularios distintos. +- **Un Zap activo por formulario y por disparador, con una excepción.** + `Forms: New PDF`, `Forms: Status Changed`, `Tasks: New Assigned Task` y los + tres disparadores de firma admiten una sola suscripción activa por formulario. + Activar un segundo Zap con el mismo disparador sobre el mismo formulario se + rechaza con un error que nombra el tipo de disparador y te pide eliminar el + anterior. Disparadores distintos sobre el mismo formulario no son problema, y + tampoco el mismo disparador sobre formularios distintos. + **`Forms: New Form Entry` no pasa por esa validación**: un segundo Zap sobre el + mismo formulario se acepta, y después los dos reciben todos los envíos. Agrega + pasos a un solo Zap en vez de eso. - **Si necesitas que pasen varias cosas con un mismo evento, agrega pasos a un solo Zap** en vez de crear un segundo Zap con el mismo disparador y formulario. @@ -187,8 +203,11 @@ datos capturados en otra parte. Dos límites que conviene tener en cuenta: ## Si algo no funciona -- **La conexión falla al crearse:** verifica que la API Key esté completa y sin - espacios al inicio o al final. +- **La conexión se acepta pero nada funciona:** la prueba de conexión no rechaza + de forma confiable una API Key incorrecta, así que una clave mala aparece más + tarde como un disparador que no devuelve ningún dato. Vuelve a copiar la clave + desde la sección Integraciones, sin espacios al inicio ni al final, y reemplaza + la conexión. - **Al activar el Zap falla diciendo que el hook ya existe:** otro Zap de tu cuenta, quizás armado por otra persona, ya usa ese disparador sobre ese formulario. Apaga el Zap más antiguo y luego activa este. Si el error @@ -210,27 +229,46 @@ Para cualquier duda, escribe a soporte y te acompañamos en la configuración. ## Historial de versiones -Versiones de la app de DataScope en Zapier, de la más nueva a la más antigua. La -versión que corre es siempre la publicada en el directorio de aplicaciones de -Zapier, así que no hay nada que instalar ni actualizar de tu lado. +Versiones de la app de DataScope en Zapier, de la más nueva a la más antigua. Un +Zap sigue corriendo con la versión con la que fue creado, así que un Zap antiguo +puede comportarse distinto a uno nuevo armado con el mismo disparador. En +cualquiera de los dos casos no hay nada que instalar ni actualizar de tu lado. **2.1.3** -- Versión publicada actualmente en el directorio de aplicaciones de Zapier, - construida sobre la plataforma 18.6.0 de Zapier. Los disparadores y las - actions que entrega son los que aparecen en - [Qué puedes automatizar](#que-puedes-automatizar). +- En desarrollo. No está publicada, así que todavía ningún Zap corre con ella. + +**2.1.2** (versión actual para los Zaps nuevos) + +- Agrega la action `Tasks: Assign Task V2` y renombra la anterior como + `Tasks: Assign Task V1 [Legacy]`. La V2 acepta direcciones de email de usuario + que contienen el signo más. + +**2.1.1** + +- Corrige un error con la fecha de creación y con la fecha de expiración + relativa. + +**2.0.2** + +- La ubicación deja de ser obligatoria en la action `Assign Task`. +- Cambia algunos tipos de campos de salida. + +**2.0.1** + +- Mejora un valor por defecto. **2.0.0** @@ -239,14 +277,17 @@ una versión anterior, déjalo sin listar en vez de rellenarlo. Zap y se crea la suscripción, y sigue atendiendo esa suscripción por la vía que indica su versión registrada. Esa versión solo cambia cuando la suscripción se vuelve a crear, así que apagar y volver a activar un Zap la - recrea con la versión que esté publicada en ese momento. + recrea con la versión que sea la actual en ese momento. - Esto aplica a los disparadores de PDF, de estado, de tareas y de firmas, y a los de tickets. `Forms: New Form Entry` es anterior a las suscripciones con - versión y siempre usa la vía anterior, así que recrearlo no lo cambia de - vía. - -Las versiones anteriores a 2.1.3 no están detalladas acá. No tenemos un registro -confiable de qué cambió cada una, y dejar el vacío a la vista es más útil que -rellenarlo. El límite de 2.0.0 sí aparece porque es el único cambio anterior que -todavía puede afectar a una conexión creada en ese entonces. A partir de 2.1.3, -cada versión nueva tiene su propia entrada. + versión y siempre usa la vía anterior, así que recrearlo no lo cambia de vía. + +**1.14.x** + +- La línea anterior, que sigue atendiendo los Zaps que se armaron con ella. + Entrega solo `New Form Entry`, `New Assigned Task` y `New PDF` como + disparadores, y `Assign Task`, `Change Form Status` y `Modify Form Answer` + como actions. El disparador de estado, los tres de firma, los dos de tickets, + `Assign Task V2`, `Send Data` y `Create Ticket` no existen ahí, y + `Assign Task` exige un Location Name. Para tener cualquiera de esos, vuelve a + crear el Zap para que tome la versión actual. diff --git a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md index e74265d16d8..2700a78c062 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md @@ -58,7 +58,7 @@ A maioria dos disparadores mostra uma lista **Form** com os formulários da sua conta. Mesmo quando o campo é opcional, escolha um formulário. ## Passo 4: testar e ativar o Zap @@ -113,61 +113,77 @@ Use a **V2** para tudo que for novo. Ela faz tudo o que a V1 faz, e além disso: - Aceita o sinal de mais no email do usuário, então `usuario+obra@exemplo.com` resolve para o usuário correto. -- Pode apontar para o novo módulo de **Lugares**, e não apenas para o módulo - antigo de Locais. +- Pode apontar para o módulo de locais novo, e não apenas para o antigo. - Pode encontrar um local ou um lugar existente pelo seu ID interno, que é o que você precisa quando vários lugares têm o mesmo nome. -A **V1** continua disponível para que os Zaps montados sobre ela sigam +A **V1** continua disponível para que os Zaps criados sobre ela sigam rodando. Não há migração automática: se você quiser passar um Zap da V1 para a V2, substitua a etapa da action e mapeie os campos novamente. -### Locais ou Lugares + + +### Locations ou Places **Tasks: Assign Task V2** e **Tickets: Create Ticket** têm um campo -**Location Type** com duas opções, e o comportamento muda de uma forma que -vale conhecer antes de montar o Zap: +**Location Type** com duas opções, e as duas ações não se comportam da mesma +forma. Na **Assign Task V2**: | Location Type | Comportamento quando nada corresponde | |---|---| -| Locations (old module, legacy) | O local é criado no DataScope a partir do nome e dos demais campos de local que você enviou | +| Locations (old module, legacy) | O local é criado no DataScope a partir do Location Name e dos demais campos de local que você enviou. Sem Location Name não há com o que criá-lo, então a tarefa é atribuída sem local | | Places (new module) | Nada é criado. A tarefa não é atribuída e o Zap falha com `nestable location not found` | +**Tickets: Create Ticket** nunca cria um local, com nenhuma das duas opções. Se o +local que você envia não corresponder a um registro existente, o ticket é criado +sem local associado e o Zap informa sucesso. Ele busca somente por Location ID e +depois por Location Name. + Locations é a opção padrão, então os Zaps existentes continuam funcionando sem -mudanças. Se você escolher Places, crie o lugar no DataScope antes, ou pela -API de lugares, antes de o Zap rodar. +mudanças. Se você escolher Places, crie o lugar no DataScope antes de o Zap +rodar. Na **Assign Task V2** o local é buscado nesta ordem: Location / Place ID, depois Location Code, depois Location Name e depois Location Address. O primeiro que corresponder é o escolhido. Os demais campos de local, Location Phone, Location Email, Company Name, -Company Legal ID, Latitude e Longitude, se aplicam somente ao módulo antigo de -Locais, onde são salvos no local encontrado ou criado. Eles são ignorados com +Company Legal ID, Latitude e Longitude, se aplicam somente ao módulo de locais +antigo, onde são salvos no local encontrado ou criado. Eles são ignorados com Places, porque os lugares nunca são modificados por esta action. ### Send Data / New Answer está em Beta -**Forms: Send Data / New Answer** gera uma resposta de formulário e seu PDF a -partir de um formulário existente, o que a torna útil para trazer ao DataScope -dados capturados em outro lugar. Dois limites para levar em conta: +**Forms: Send Data / New Answer** cria uma resposta de formulário a partir de um +formulário existente, o que a torna útil para trazer ao DataScope dados +capturados em outro lugar. Três pontos para levar em conta: +- **O PDF é gerado somente se você preencher o campo Emails.** Esse campo é o que + envia o documento, e gerá-lo faz parte de enviá-lo. Se deixar vazio, você fica + com a resposta de formulário sem PDF. - **Ela não dispara o resto da cadeia de automação.** A sincronização com o - Google Sheets, a assinatura automática e outros webhooks, incluindo os - disparadores de Zaps, não rodam para uma resposta criada assim. Um Zap que - reage a `Forms: New Form Entry` não vai vê-la. -- **Não todos os tipos de pergunta são totalmente suportados**, então alguns + Google Sheets, a assinatura automática e os webhooks de respostas de formulário + não rodam para uma resposta criada assim, então um Zap que reage a + `Forms: New Form Entry` não vai vê-la. `Forms: New PDF` é a exceção: se você + preencher o campo Emails, esse Zap é disparado. +- **Nem todos os tipos de pergunta são totalmente suportados**, então alguns campos podem não ficar como você espera. Teste com o formulário que você vai usar de verdade. ## Considerações importantes -- **Um Zap ativo por formulário e por disparador.** Um disparador associado a - um formulário admite uma única assinatura ativa por formulário. Ativar um - segundo Zap com o mesmo disparador sobre o mesmo formulário é rejeitado com - um erro que nomeia o tipo de disparador e pede que você remova o anterior. - Disparadores diferentes sobre o mesmo formulário não são problema, e o mesmo - disparador sobre formulários diferentes também não. +- **Um Zap ativo por formulário e por disparador, com uma exceção.** + `Forms: New PDF`, `Forms: Status Changed`, `Tasks: New Assigned Task` e os três + disparadores de assinatura admitem uma única assinatura ativa por formulário. + Ativar um segundo Zap com o mesmo disparador sobre o mesmo formulário é + rejeitado com um erro que nomeia o tipo de disparador e pede que você remova o + anterior. Disparadores diferentes sobre o mesmo formulário não são problema, e + o mesmo disparador sobre formulários diferentes também não. + **`Forms: New Form Entry` não passa por essa validação**: um segundo Zap sobre + o mesmo formulário é aceito, e depois os dois recebem todos os envios. + Adicione etapas a um único Zap em vez disso. - **Se você precisa que várias coisas aconteçam com um mesmo evento, adicione etapas a um único Zap** em vez de criar um segundo Zap com o mesmo disparador e formulário. @@ -190,8 +206,10 @@ dados capturados em outro lugar. Dois limites para levar em conta: ## Se algo não funcionar -- **A conexão falha ao ser criada:** verifique se a API Key está completa e sem - espaços no início ou no final. +- **A conexão é aceita mas nada funciona:** o teste de conexão não rejeita de + forma confiável uma API Key incorreta, então uma chave errada aparece mais + tarde como um disparador que não retorna nenhum dado. Copie a chave novamente + na seção Integrações, sem espaços no início ou no final, e substitua a conexão. - **Ao ativar o Zap ele falha dizendo que o hook já existe:** outro Zap da sua conta, talvez montado por outra pessoa, já usa esse disparador sobre esse formulário. Desative o Zap mais antigo e depois ative este. Se o erro @@ -214,27 +232,45 @@ configuração. ## Histórico de versões -Versões do app do DataScope no Zapier, da mais nova para a mais antiga. A versão -que roda é sempre a publicada no diretório de aplicativos do Zapier, então não -há nada para instalar ou atualizar do seu lado. +Versões do app do DataScope no Zapier, da mais nova para a mais antiga. Um Zap +continua rodando com a versão com a qual foi criado, então um Zap antigo pode se +comportar de forma diferente de um novo criado com o mesmo disparador. Em +qualquer um dos dois casos não há nada para instalar ou atualizar do seu lado. **2.1.3** -- Versão publicada atualmente no diretório de aplicativos do Zapier, construída - sobre a plataforma 18.6.0 do Zapier. Os disparadores e as actions que ela - oferece são os listados em - [O que você pode automatizar](#o-que-voce-pode-automatizar). +- Em desenvolvimento. Não está publicada, então nenhum Zap roda com ela ainda. + +**2.1.2** (versão atual para os Zaps novos) + +- Adiciona a action `Tasks: Assign Task V2` e renomeia a anterior como + `Tasks: Assign Task V1 [Legacy]`. A V2 aceita endereços de email de usuário + que contêm o sinal de mais. + +**2.1.1** + +- Corrige um erro na data de criação e na data de expiração relativa. + +**2.0.2** + +- O local deixa de ser obrigatório na action `Assign Task`. +- Muda alguns tipos de campos de saída. + +**2.0.1** + +- Melhora um valor padrão. **2.0.0** @@ -243,14 +279,18 @@ uma versão anterior mudou, deixe sem listar em vez de preencher. o Zap e a assinatura é criada, e segue atendendo essa assinatura pelo caminho que a versão registrada indica. Essa versão só muda quando a assinatura é criada novamente, então desativar e reativar um Zap a recria com a versão que - estiver publicada naquele momento. + for a atual naquele momento. - Isso se aplica aos disparadores de PDF, de status, de tarefas e de assinaturas, e aos de tickets. `Forms: New Form Entry` é anterior às assinaturas com versão e sempre usa o caminho anterior, então recriá-lo não o muda de caminho. -As versões anteriores à 2.1.3 não estão detalhadas aqui. Não temos um registro -confiável do que cada uma mudou, e deixar a lacuna visível é mais útil do que -preenchê-la. O limite da 2.0.0 aparece porque é a única mudança anterior que -ainda pode afetar uma conexão criada naquela época. A partir da 2.1.3, cada -versão nova tem a sua própria entrada. +**1.14.x** + +- A linha anterior, que continua atendendo os Zaps criados com ela. Ela oferece + apenas `New Form Entry`, `New Assigned Task` e `New PDF` como disparadores, e + `Assign Task`, `Change Form Status` e `Modify Form Answer` como actions. O + disparador de status, os três de assinatura, os dois de tickets, + `Assign Task V2`, `Send Data` e `Create Ticket` não existem lá, e + `Assign Task` exige um Location Name. Para ter qualquer um desses, crie o Zap + novamente para que ele use a versão atual. From 130f00edb6cedf231b796b1d1d1c07be00b286c6 Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Felipe=20Garc=C3=ADa=20Gonz=C3=A1lez?= Date: Thu, 27 Aug 2026 10:17:01 -0400 Subject: [PATCH 5/6] docs: itemize every Zapier app version, drafts included Drafts are released to customer accounts and are in use, so treating them as unpublished was wrong on both counts: 2.1.3 was described as running no Zaps, and the 1.14.x line was collapsed into a single summary. Every version now has its own entry, and the intro says a version can be released to selected accounts before becoming the default, so a reader on a draft finds their version listed. The 1.14.x entries come from diffing the app definitions: - 1.14.1 adds the Change Status trigger - 1.14.2 adds the Send Data action, renames that trigger to Status Changed and makes its Form field optional - 1.14.3 adds the mandatory and late-response fields to Assign Task but carries neither Status Changed nor Send Data, so it has fewer triggers than 1.14.2 Where a version has no release note recorded, the entry says so and describes what its definition provides instead of inventing a change. Co-Authored-By: Claude Opus 5 --- source/zapier/connector_guide_en.html.md | 56 +++++++++++++++------- source/zapier/connector_guide_es.html.md | 59 +++++++++++++++++------- source/zapier/connector_guide_pt.html.md | 59 +++++++++++++++++------- 3 files changed, 124 insertions(+), 50 deletions(-) diff --git a/source/zapier/connector_guide_en.html.md b/source/zapier/connector_guide_en.html.md index f6c86c9bce6..fe143e90e9b 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_en.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_en.html.md @@ -222,25 +222,33 @@ For any question, contact support and we will help you with the setup. Versions of the DataScope app in Zapier, newest first. A Zap keeps running on the version it was created with, so an older Zap can behave differently from a -new one built on the same trigger. There is nothing to install or update on your -side either way. +new one built on the same trigger, and there is nothing to install or update on +your side either way. Some versions are released to selected accounts before +they become the default for new Zaps, so the version behind your Zap is not +always the current one. Where a version carries no release note, the entry +describes what its definition provides rather than what it changed. -**2.1.3** +**2.1.3** (released to selected accounts) -- In development. Not published, so no Zap runs on it yet. +- Carries the `Location Type` field on `Tasks: Assign Task V2` and on + `Tickets: Create Ticket`, with the `Places (new module)` option, plus + `Find Location / Place by ID` on `Tasks: Assign Task V2`. No release note was + recorded for this version. -**2.1.2** (current version for new Zaps) +**2.1.2** (default for new Zaps) - Adds the action `Tasks: Assign Task V2`, and relabels the previous one `Tasks: Assign Task V1 [Legacy]`. V2 accepts user email addresses that contain @@ -271,12 +279,28 @@ date is known. ticket ones. `Forms: New Form Entry` predates versioned subscriptions and always uses the earlier path, so re-creating it does not move it. -**1.14.x** +**1.14.3** -- The earlier line, still serving Zaps that were built on it. It provides only - `New Form Entry`, `New Assigned Task` and `New PDF` as triggers, and - `Assign Task`, `Change Form Status` and `Modify Form Answer` as actions. The - status trigger, the three signature triggers, the two ticket triggers, - `Assign Task V2`, `Send Data` and `Create Ticket` do not exist on it, and - `Assign Task` requires a Location Name. To get any of those, rebuild the Zap - so it picks up the current version. +- Adds `Make this task mandatory` and `Allow the task to be answered after the + due date has been reached` to the `Assign Task` action. +- Does not carry the `Status Changed` trigger or the `Send Data` action that + 1.14.2 has, so a Zap on this version has three triggers and three actions. + +**1.14.2** + +- Adds the action `Send Data`. +- Renames the `Change Status` trigger to `Status Changed`, and its Form field + becomes optional. + +**1.14.1** + +- Adds the `Change Status` trigger. + +**1.14.0** + +- The baseline of the 1.14 line: `New Form Entry`, `New Assigned Task` and + `New PDF` as triggers, `Assign Task`, `Change Form Status` and + `Modify Form Answer` as actions. `Assign Task` requires a Location Name here. +- The three signature triggers, the two ticket triggers, `Assign Task V2` and + `Create Ticket` only exist on the 2.x line. To use any of them, rebuild the + Zap so it picks up the current version. diff --git a/source/zapier/connector_guide_es.html.md b/source/zapier/connector_guide_es.html.md index f60f58c949d..a2d6a9bbbc2 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_es.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_es.html.md @@ -231,26 +231,35 @@ Para cualquier duda, escribe a soporte y te acompañamos en la configuración. Versiones de la app de DataScope en Zapier, de la más nueva a la más antigua. Un Zap sigue corriendo con la versión con la que fue creado, así que un Zap antiguo -puede comportarse distinto a uno nuevo armado con el mismo disparador. En +puede comportarse distinto a uno nuevo creado con el mismo disparador, y en cualquiera de los dos casos no hay nada que instalar ni actualizar de tu lado. +Algunas versiones se liberan a cuentas seleccionadas antes de pasar a ser la +predeterminada para los Zaps nuevos, así que la versión detrás de tu Zap no +siempre es la actual. Cuando una versión no tiene nota de publicación, la +entrada describe lo que trae su definición en vez de lo que cambió. -**2.1.3** +**2.1.3** (liberada a cuentas seleccionadas) -- En desarrollo. No está publicada, así que todavía ningún Zap corre con ella. +- Trae el campo `Location Type` en `Tasks: Assign Task V2` y en + `Tickets: Create Ticket`, con la opción `Places (new module)`, además de + `Find Location / Place by ID` en `Tasks: Assign Task V2`. Esta versión no + tiene nota de publicación registrada. -**2.1.2** (versión actual para los Zaps nuevos) +**2.1.2** (predeterminada para los Zaps nuevos) - Agrega la action `Tasks: Assign Task V2` y renombra la anterior como `Tasks: Assign Task V1 [Legacy]`. La V2 acepta direcciones de email de usuario @@ -282,12 +291,28 @@ solo si se conoce la fecha de publicación. los de tickets. `Forms: New Form Entry` es anterior a las suscripciones con versión y siempre usa la vía anterior, así que recrearlo no lo cambia de vía. -**1.14.x** +**1.14.3** -- La línea anterior, que sigue atendiendo los Zaps que se armaron con ella. - Entrega solo `New Form Entry`, `New Assigned Task` y `New PDF` como - disparadores, y `Assign Task`, `Change Form Status` y `Modify Form Answer` - como actions. El disparador de estado, los tres de firma, los dos de tickets, - `Assign Task V2`, `Send Data` y `Create Ticket` no existen ahí, y - `Assign Task` exige un Location Name. Para tener cualquiera de esos, vuelve a - crear el Zap para que tome la versión actual. +- Agrega `Make this task mandatory` y `Allow the task to be answered after the + due date has been reached` a la action `Assign Task`. +- No trae el disparador `Status Changed` ni la action `Send Data` que sí tiene + 1.14.2, así que un Zap en esta versión tiene tres disparadores y tres actions. + +**1.14.2** + +- Agrega la action `Send Data`. +- Renombra el disparador `Change Status` como `Status Changed`, y su campo Form + pasa a ser opcional. + +**1.14.1** + +- Agrega el disparador `Change Status`. + +**1.14.0** + +- La base de la línea 1.14: `New Form Entry`, `New Assigned Task` y `New PDF` + como disparadores, y `Assign Task`, `Change Form Status` y + `Modify Form Answer` como actions. Acá `Assign Task` exige un Location Name. +- Los tres disparadores de firma, los dos de tickets, `Assign Task V2` y + `Create Ticket` existen solo en la línea 2.x. Para usar cualquiera de ellos, + vuelve a crear el Zap para que tome la versión actual. diff --git a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md index 2700a78c062..d1f89673874 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md @@ -234,26 +234,35 @@ configuração. Versões do app do DataScope no Zapier, da mais nova para a mais antiga. Um Zap continua rodando com a versão com a qual foi criado, então um Zap antigo pode se -comportar de forma diferente de um novo criado com o mesmo disparador. Em +comportar de forma diferente de um novo criado com o mesmo disparador, e em qualquer um dos dois casos não há nada para instalar ou atualizar do seu lado. +Algumas versões são liberadas para contas selecionadas antes de se tornarem a +padrão para os Zaps novos, então a versão por trás do seu Zap não é sempre a +atual. Quando uma versão não tem nota de publicação, a entrada descreve o que a +definição dela oferece, e não o que mudou. -**2.1.3** +**2.1.3** (liberada para contas selecionadas) -- Em desenvolvimento. Não está publicada, então nenhum Zap roda com ela ainda. +- Traz o campo `Location Type` na `Tasks: Assign Task V2` e na + `Tickets: Create Ticket`, com a opção `Places (new module)`, além de + `Find Location / Place by ID` na `Tasks: Assign Task V2`. Esta versão não tem + nota de publicação registrada. -**2.1.2** (versão atual para os Zaps novos) +**2.1.2** (padrão para os Zaps novos) - Adiciona a action `Tasks: Assign Task V2` e renomeia a anterior como `Tasks: Assign Task V1 [Legacy]`. A V2 aceita endereços de email de usuário @@ -285,12 +294,28 @@ a data de publicação for conhecida. assinaturas com versão e sempre usa o caminho anterior, então recriá-lo não o muda de caminho. -**1.14.x** +**1.14.3** -- A linha anterior, que continua atendendo os Zaps criados com ela. Ela oferece - apenas `New Form Entry`, `New Assigned Task` e `New PDF` como disparadores, e - `Assign Task`, `Change Form Status` e `Modify Form Answer` como actions. O - disparador de status, os três de assinatura, os dois de tickets, - `Assign Task V2`, `Send Data` e `Create Ticket` não existem lá, e - `Assign Task` exige um Location Name. Para ter qualquer um desses, crie o Zap - novamente para que ele use a versão atual. +- Adiciona `Make this task mandatory` e `Allow the task to be answered after the + due date has been reached` à action `Assign Task`. +- Não traz o disparador `Status Changed` nem a action `Send Data` que a 1.14.2 + tem, então um Zap nesta versão tem três disparadores e três actions. + +**1.14.2** + +- Adiciona a action `Send Data`. +- Renomeia o disparador `Change Status` como `Status Changed`, e o campo Form + dele passa a ser opcional. + +**1.14.1** + +- Adiciona o disparador `Change Status`. + +**1.14.0** + +- A base da linha 1.14: `New Form Entry`, `New Assigned Task` e `New PDF` como + disparadores, e `Assign Task`, `Change Form Status` e `Modify Form Answer` + como actions. Aqui a `Assign Task` exige um Location Name. +- Os três disparadores de assinatura, os dois de tickets, `Assign Task V2` e + `Create Ticket` existem somente na linha 2.x. Para usar qualquer um deles, + crie o Zap novamente para que ele use a versão atual. From 75eedee58c6a7c2e7fa3d01b425125f1e2e752fc Mon Sep 17 00:00:00 2001 From: =?UTF-8?q?Felipe=20Garc=C3=ADa=20Gonz=C3=A1lez?= Date: Thu, 27 Aug 2026 10:28:50 -0400 Subject: [PATCH 6/6] docs: rebuild the 2.x changelog from the app definitions With the 2.x definitions in hand, the entries no longer rest on release notes alone, and two of those notes turned out to undersell their version badly. 2.0.0 and 2.1.0 were never released, so the notes on 2.0.1 and 2.1.1 describe a delta from a draft that no longer exists. - 2.0.0 is no longer an entry. It is a threshold the backend compares against, not a release, so it moved into a note that also says why the split lands cleanly between the 1.14 and 2.x lines. - 2.0.1 is the first released 2.x version: the three signature triggers, the two ticket triggers (then Findings), and the area prefixes on every name. - 2.1.1 renames Findings to Tickets and adds Create Ticket, neither of which its release note mentions. - 2.1.2 keeps the Assign Task V2 note, now confirmed against the diff. - 2.1.3 adds Location Type and Find Location / Place by ID. Previously the entry could only say it "carries" them, because 2.1.2 was unknown. That last one also gates a claim in the body: Location Type only exists from 2.1.3, which is released to selected accounts, so the Locations or Places section now says a reader on an earlier version will not see the field at all. Co-Authored-By: Claude Opus 5 --- source/zapier/connector_guide_en.html.md | 62 +++++++++++++--------- source/zapier/connector_guide_es.html.md | 64 ++++++++++++++--------- source/zapier/connector_guide_pt.html.md | 65 ++++++++++++++---------- 3 files changed, 116 insertions(+), 75 deletions(-) diff --git a/source/zapier/connector_guide_en.html.md b/source/zapier/connector_guide_en.html.md index fe143e90e9b..1f8f0f6fd18 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_en.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_en.html.md @@ -127,6 +127,11 @@ On both versions, if the email or username you send does not match a user in you **Location Type** field with two options, and the two actions do not behave the same way. On **Assign Task V2**: + + + | Location Type | Behavior when nothing matches | |---|---| | Locations (old module, legacy) | The location is created in DataScope from the Location Name and the other location fields you sent. With no Location Name there is nothing to create it from, so the task is assigned with no location | @@ -225,8 +230,16 @@ the version it was created with, so an older Zap can behave differently from a new one built on the same trigger, and there is nothing to install or update on your side either way. Some versions are released to selected accounts before they become the default for new Zaps, so the version behind your Zap is not -always the current one. Where a version carries no release note, the entry -describes what its definition provides rather than what it changed. +always the current one. + +Two numbers, 2.0.0 and 2.1.0, were never released. Because of that, the release +notes recorded on 2.0.1 and 2.1.1 describe only the difference from a draft that +no longer exists. The bullets below describe the difference from the previous +released version instead. + + **2.1.3** (released to selected accounts) -- Carries the `Location Type` field on `Tasks: Assign Task V2` and on - `Tickets: Create Ticket`, with the `Places (new module)` option, plus - `Find Location / Place by ID` on `Tasks: Assign Task V2`. No release note was - recorded for this version. +- Adds the `Location Type` field to `Tasks: Assign Task V2` and to + `Tickets: Create Ticket`, with the `Places (new module)` option next to the + legacy Locations one. +- Adds `Find Location / Place by ID` to `Tasks: Assign Task V2`, so a task can + point at an existing location or place by its internal ID. **2.1.2** (default for new Zaps) @@ -256,29 +270,29 @@ date is known. **2.1.1** +- Renames the two ticket triggers. `Findings: New Finding` becomes + `Tickets: New Ticket (FKA Issue)`, and `Findings: Changed Status` becomes + `Tickets: Changed Status (FKA Issue)`. +- Adds the action `Tickets: Create Ticket (FKA Issue)`. - Fixes a bug with the creation date and the relative expiration date. **2.0.2** -- Location is no longer required on the `Assign Task` action. +- Location Name is no longer required on the `Assign Task` action. - Changes some output field types. **2.0.1** +- The first released version of the 2.x line, and the first with the three + signature triggers and the two ticket triggers, then named + `Findings: New Finding` and `Findings: Changed Status`. +- Consolidates what the 1.14 drafts had added separately: the status trigger, + the `Send Data` action, and the mandatory and late-response fields on + `Assign Task`. +- Prefixes every trigger and action name with its area, `Forms:`, `Tasks:` or + `Signatures:`. - Improves a default value. -**2.0.0** - -- Marks the boundary between the delivery path DataScope uses today and the - earlier one. DataScope records the version the app reports when you turn a Zap - on and the subscription is created, and keeps serving that subscription on the - path its recorded version points to. The recorded version changes only when - the subscription is created again, so turning a Zap off and back on re-creates - it with whatever version is current at that moment. -- This applies to the PDF, status, task and signature triggers, and to the - ticket ones. `Forms: New Form Entry` predates versioned subscriptions and - always uses the earlier path, so re-creating it does not move it. - **1.14.3** - Adds `Make this task mandatory` and `Allow the task to be answered after the diff --git a/source/zapier/connector_guide_es.html.md b/source/zapier/connector_guide_es.html.md index a2d6a9bbbc2..2c1b277ff97 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_es.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_es.html.md @@ -129,6 +129,11 @@ En las dos versiones, si el email o el nombre de usuario que envías no coincide **Location Type** con dos opciones, y las dos acciones no se comportan igual. En **Assign Task V2**: + + + | Location Type | Comportamiento cuando nada coincide | |---|---| | Locations (old module, legacy) | El lugar se crea en DataScope a partir del Location Name y de los demás campos de ubicación que enviaste. Sin Location Name no hay con qué crearlo, así que la tarea se asigna sin lugar | @@ -235,8 +240,16 @@ puede comportarse distinto a uno nuevo creado con el mismo disparador, y en cualquiera de los dos casos no hay nada que instalar ni actualizar de tu lado. Algunas versiones se liberan a cuentas seleccionadas antes de pasar a ser la predeterminada para los Zaps nuevos, así que la versión detrás de tu Zap no -siempre es la actual. Cuando una versión no tiene nota de publicación, la -entrada describe lo que trae su definición en vez de lo que cambió. +siempre es la actual. + +Dos números, 2.0.0 y 2.1.0, nunca se publicaron. Por eso las notas de +publicación registradas en 2.0.1 y 2.1.1 describen solo la diferencia respecto a +un draft que ya no existe. Los bullets de abajo describen, en cambio, la +diferencia respecto a la versión publicada anterior. + + **2.1.3** (liberada a cuentas seleccionadas) -- Trae el campo `Location Type` en `Tasks: Assign Task V2` y en - `Tickets: Create Ticket`, con la opción `Places (new module)`, además de - `Find Location / Place by ID` en `Tasks: Assign Task V2`. Esta versión no - tiene nota de publicación registrada. +- Agrega el campo `Location Type` en `Tasks: Assign Task V2` y en + `Tickets: Create Ticket`, con la opción `Places (new module)` junto a la de + Locations antigua. +- Agrega `Find Location / Place by ID` en `Tasks: Assign Task V2`, para que una + tarea pueda apuntar a un lugar existente por su ID interno. **2.1.2** (predeterminada para los Zaps nuevos) @@ -267,30 +281,30 @@ conoce la fecha de publicación. **2.1.1** +- Renombra los dos disparadores de tickets. `Findings: New Finding` pasa a + `Tickets: New Ticket (FKA Issue)`, y `Findings: Changed Status` pasa a + `Tickets: Changed Status (FKA Issue)`. +- Agrega la action `Tickets: Create Ticket (FKA Issue)`. - Corrige un error con la fecha de creación y con la fecha de expiración relativa. **2.0.2** -- La ubicación deja de ser obligatoria en la action `Assign Task`. +- El Location Name deja de ser obligatorio en la action `Assign Task`. - Cambia algunos tipos de campos de salida. **2.0.1** +- La primera versión publicada de la línea 2.x, y la primera con los tres + disparadores de firma y los dos de tickets, que en ese momento se llamaban + `Findings: New Finding` y `Findings: Changed Status`. +- Consolida lo que los drafts de 1.14 habían agregado por separado: el + disparador de estado, la action `Send Data`, y los campos de obligatoriedad y + de respuesta tardía en `Assign Task`. +- Antepone su área al nombre de cada disparador y de cada action: `Forms:`, + `Tasks:` o `Signatures:`. - Mejora un valor por defecto. -**2.0.0** - -- Marca el límite entre la vía por la que DataScope entrega los eventos hoy y la - anterior. DataScope registra la versión que reporta la app cuando activas el - Zap y se crea la suscripción, y sigue atendiendo esa suscripción por la vía - que indica su versión registrada. Esa versión solo cambia cuando la - suscripción se vuelve a crear, así que apagar y volver a activar un Zap la - recrea con la versión que sea la actual en ese momento. -- Esto aplica a los disparadores de PDF, de estado, de tareas y de firmas, y a - los de tickets. `Forms: New Form Entry` es anterior a las suscripciones con - versión y siempre usa la vía anterior, así que recrearlo no lo cambia de vía. - **1.14.3** - Agrega `Make this task mandatory` y `Allow the task to be answered after the diff --git a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md index d1f89673874..ab14316e1ab 100644 --- a/source/zapier/connector_guide_pt.html.md +++ b/source/zapier/connector_guide_pt.html.md @@ -131,6 +131,11 @@ Nas duas versões, se o email ou o nome de usuário que você envia não corresp **Location Type** com duas opções, e as duas ações não se comportam da mesma forma. Na **Assign Task V2**: + + + | Location Type | Comportamento quando nada corresponde | |---|---| | Locations (old module, legacy) | O local é criado no DataScope a partir do Location Name e dos demais campos de local que você enviou. Sem Location Name não há com o que criá-lo, então a tarefa é atribuída sem local | @@ -238,8 +243,16 @@ comportar de forma diferente de um novo criado com o mesmo disparador, e em qualquer um dos dois casos não há nada para instalar ou atualizar do seu lado. Algumas versões são liberadas para contas selecionadas antes de se tornarem a padrão para os Zaps novos, então a versão por trás do seu Zap não é sempre a -atual. Quando uma versão não tem nota de publicação, a entrada descreve o que a -definição dela oferece, e não o que mudou. +atual. + +Dois números, 2.0.0 e 2.1.0, nunca foram publicados. Por isso as notas de +publicação registradas na 2.0.1 e na 2.1.1 descrevem apenas a diferença em +relação a um draft que já não existe. Os bullets abaixo descrevem, em vez disso, +a diferença em relação à versão publicada anterior. + + **2.1.3** (liberada para contas selecionadas) -- Traz o campo `Location Type` na `Tasks: Assign Task V2` e na - `Tickets: Create Ticket`, com a opção `Places (new module)`, além de - `Find Location / Place by ID` na `Tasks: Assign Task V2`. Esta versão não tem - nota de publicação registrada. +- Adiciona o campo `Location Type` na `Tasks: Assign Task V2` e na + `Tickets: Create Ticket`, com a opção `Places (new module)` ao lado da de + Locations antiga. +- Adiciona `Find Location / Place by ID` na `Tasks: Assign Task V2`, para que + uma tarefa possa apontar para um lugar existente pelo seu ID interno. **2.1.2** (padrão para os Zaps novos) @@ -270,30 +284,29 @@ publicação for conhecida. **2.1.1** +- Renomeia os dois disparadores de tickets. `Findings: New Finding` passa a + `Tickets: New Ticket (FKA Issue)`, e `Findings: Changed Status` passa a + `Tickets: Changed Status (FKA Issue)`. +- Adiciona a action `Tickets: Create Ticket (FKA Issue)`. - Corrige um erro na data de criação e na data de expiração relativa. **2.0.2** -- O local deixa de ser obrigatório na action `Assign Task`. +- O Location Name deixa de ser obrigatório na action `Assign Task`. - Muda alguns tipos de campos de saída. **2.0.1** +- A primeira versão publicada da linha 2.x, e a primeira com os três + disparadores de assinatura e os dois de tickets, que naquele momento se + chamavam `Findings: New Finding` e `Findings: Changed Status`. +- Consolida o que os drafts da 1.14 tinham adicionado separadamente: o + disparador de status, a action `Send Data`, e os campos de obrigatoriedade e + de resposta tardia na `Assign Task`. +- Passa a prefixar o nome de cada disparador e de cada action com a sua área: + `Forms:`, `Tasks:` ou `Signatures:`. - Melhora um valor padrão. -**2.0.0** - -- Marca o limite entre o caminho pelo qual o DataScope entrega os eventos hoje e - o anterior. O DataScope registra a versão que o app informa quando você ativa - o Zap e a assinatura é criada, e segue atendendo essa assinatura pelo caminho - que a versão registrada indica. Essa versão só muda quando a assinatura é - criada novamente, então desativar e reativar um Zap a recria com a versão que - for a atual naquele momento. -- Isso se aplica aos disparadores de PDF, de status, de tarefas e de - assinaturas, e aos de tickets. `Forms: New Form Entry` é anterior às - assinaturas com versão e sempre usa o caminho anterior, então recriá-lo não o - muda de caminho. - **1.14.3** - Adiciona `Make this task mandatory` e `Allow the task to be answered after the